執筆：Dr. Alan Hardacre ＆ Dr. Paul Shotton
前回のブログでは、パブリックアフェアーズにおける優先事項・目標・KPIのベストプラクティスについて述べました。優先順位付けはアドボカシー戦略の中心的な土台です。アドボカシーのあらゆる側面の境界を定義し、マイルストーンを設定するもの。もちろん、本稿のテーマである情報収集も例外ではありません。優先事項と目標が、情報収集のスコープを定義します。このスコープは、リソースの観点からも、狭く焦点を絞る必要があります。スコープが狭ければ狭いほど、消費リソースは減り、情報収集の質は上がります。これは、多くの日本企業がグローバル事業を網羅するために必要とするグローバル・モニタリングやインテリジェンスの統合においては、特に難しい課題となります。本稿で取り上げていきます。
効果的な情報収集とは、アドボカシーの優先順位付け、戦略、アクティビティに寄与するよう、関連性と示唆に富む情報を、適切なタイミングで取得すること です。インテリジェンスは、洞察とフィードバックの両方を提供します。アドボカシーの成功が「正しい人物に、正しい場所で、正しいタイミングで、正しい情報を携えて話す」ことにかかっているのなら、効果的な情報収集がいかに重要かが見えてきます。情報が不正確だったり、タイミングを逸していたり、あるいは分析が政治的現実を無視していれば、アドボカシーで成果を出すことはできません。
まず最初にやるべきは、適切な優先順位フレームワーク を整えることです。モニタリングのスコープと深度が把握できるようになります。第一階層の優先事項には詳細な情報が必要ですが、階層が下がるほど情報量は軽くして構いません。
インテリジェンスは2種類の情報から構成されます：モニタリング と 政治インテリジェンス。前者は、通常オンラインや（ソーシャル）メディアで見つかる公開情報の収集・分析。後者は、政治機関から得られる非公開情報の収集・分析で、通常は会議、会話、コンタクトから得られます。非公開情報は、ネットワーキング、イベント参加、官僚や議員との電話、ジャーナリストとの対話を通じて育てるべき、価値の高いリソース です。
公開情報は、分析と検証を要する「原データ」と捉えるべきです。公開情報は次に進むためのビルディングブロックを提供します。イベントの順序、起きたこと、起きることになること、発言・書かれた内容を押さえます。他者の意思決定のタイムラインを追うには有効ですが、それは 受動的なアプローチ です。主体的・建設的な役割を担い、意思決定に影響を及ぼすには、政治プロセスへの関与と、貴重な政治インテリジェンスの取得が必要です。モニタリングと政治インテリジェンスを組み合わせることで、成功確率が最大化され、受動的収集から能動的収集 へと移行できます。
公開情報については、高い品質のインテリジェンスデータを、大きなコストや困難なしに生成する堅牢なモニタリングシステムを構築できます。実際のところ、問題は情報不足ではなく、インターネットとメディアから入手できる 情報の過剰 にあります。AIはこの課題の解消に役立ちます。事実、公開情報の収集・処理・分析・パッケージ化は、AIが最も効いてくる領域の一つです。グローバル拠点の大きい日本企業にとって、AIはPAの情報管理に大きな機会となります。AIを使う・使わないに関わらず、鍵は、ノイズから重要なシグナルを読み取れるシステム を整えることです。重要なデータを分析し、その他を捨てるのが目標です。フィルタリングについてはこの後で再度触れます。
情報収集と分析は、優先順位付けのプロセスとポジショニングの作業を橋渡し するものです。絞り込まれた優先事項と目標を前提とする一方で、ポジショニングとアドボカシー・マネジメントを形づくる知見と洞察も提供します。インテリジェンスを翻訳する際は、以下を考慮してください：
- 誰が関与していたか／誰が責任者か／誰に影響するか。
- 何が起きたか／どんな決定が下されたか／何を知っておくべきか。
- どこで起きたか／どこが影響を受けるか／どこで追加情報を得られるか。
- 次に何が起きるか。
- なぜ起きたか。
- どのように起きたか／決定はどう下されたか／自社にどう影響するか／社内外にどう伝えるか。
社内にレポートする際は、レポーティングのフレームワーク と、情報の整理・蓄積のフレームワーク の両方を考える必要があります。順に見ていきましょう。まずレポーティング。組織に合った社内テンプレートを、以下のような構成で検討します：
- 何が起きたかのアップデート
- それが組織に意味するもの
- 次に何が起きるか
- 自社として何を行っている／行う予定か
このようにシンプルなレポーティング構造でも、大きなインパクトがあります。組織文化に合わせて（必要な詳細度など）カスタマイズは必要ですが、共通のレポーティング構造は、理解と信頼を育みます。次に、インテリジェンスはモニタリング・レポート（「何が起きたか」）にとどまらず、以下のような主要アドボカシー・ドキュメントに反映されます：論点タイムライン（正しいタイミング）、ステークホルダー・マップ（正しい相手）、ポジション・ペーパー（正しい情報）。最初から、情報収集は主要ドキュメントへの示唆を提供するものでなければなりません。これを インテリジェンス・フィルター と考えます。肝心なのは、自社に機能する明確な構造とプロセスを整えることです。グローバル拠点を持つ日本企業にとって、この構造とプロセスを正しく構築することは、必要なときに必要な情報を手元に置くために決定的です。日本市場への進出を目指す企業にとっても、日本の政府文書の複雑な迷宮は当初は困難に見えるかもしれませんが、最初に労力をかけて情報を整理しておけば、後々大きな配当として返ってきます。
成功する情報収集の大きな要素は、フィルタリング、つまり「何を戦略的考察に含め、何を除外するか」を決めることです。良いフィルタリングとは、明確に事前決定された優先事項・目標との関連が強い、主要論点の情報だけを流すシステムです。これが構築すべき構造とプロセスです。その後、たとえば半年ごとに反復的にレビュー・更新します。情報の受け手にチェックしてください：インテリジェンスは関連性があるか？ 優先事項に十分焦点を絞れているか？ 構造化・プレゼンが良いか？ 頻度は適切か？ フィードバックを取って確かめましょう。
これらのモニタリングとインテリジェンス情報によって、いつ行動するか、何を言うか、誰と話すか が分かるようになります。アドボカシー・アクションの準備が整うのです。弊社の 論点トラッカー・テンプレート をご活用ください。主要な助言とともに、意思決定を支えるデータ整理のための表を提供しています。効果的なモニタリング・情報収集の実際の課題は、自社のリソース・予算制約に合った構造・プロセス・テンプレートを見つけること です。
成功には、良いモニタリング と 政治インテリジェンス のミックスを、よく考えられ組織に最適化された構造・プロセス・テンプレートにフィルタリングして通す必要があります。この作業への投資不足は、アドボカシーと社内信頼の両方を損ないます。多くの政府、企業、コンサルティング、業界団体、NGOは、独自の情報収集・分析システムを構築しています。関連する動きをカスタマイズされた形式で早期に示し、必要なタイミングで行動できる仕組みです。それでも、重要な政策・タイムライン・ステークホルダーの動きを見逃す組織は少なくありません。多くの組織は、効率的な社内レポーティング構造とテンプレートを持っていないのです。グローバル拠点を持つ企業にとって、正しい情報を正しい形式で手に入れることは、大きな商業的・競争上の優位となります。
結論として、情報収集に関する実務的助言は4つに要約できます：
- 関連性：最初に、情報収集を優先事項と目標に整合させる。少なくとも6ヶ月ごとに、優先事項と情報のアウトプットがなお優先事項と整合しているかをレビューする。重要なものにのみ焦点を絞り続けられる。
- 構造とフォーマット：情報レポーティングの構造・フォーマットに時間をかける。何が最も機能するか。どれが最も容易か。ここを正しく作ることで、時間と労力を節約できるだけでなく、プロフェッショナルとしての可視性も高まる。
- バランス：純粋なモニタリングと政治インテリジェンスを区別し、公開情報と非公開情報をどう取得していくかの明確なビューを持つ。成功には両方が必要。
- テンプレート：情報収集は、最新のタイムライン（必ずタイムラインを持つこと）、ステークホルダー・マップ、論点アップデート、そしてアドボカシー計画（情報収集の結果に基づく）に反映される必要がある。インテリジェンス分析で定期的に更新すべき主要ドキュメントのリストを作り、更新プロセスを定義すること。
今後のブログでは、7ステップ・アドボカシー・メソッドの残りのステップを順に探っていきます。構造化されたアドボカシーこそが、最大の成功確率をもたらすと考えているからです。優先順位付けと情報収集を正しく整えれば、あなたは堅実な土台の上に立っています。
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著者紹介
Dr. Alan Hardacre — アドボカシーとパブリックアフェアーズの国際的な専門家。Imperial Brandsのグループ・コーポレート・アフェアーズ担当ディレクターとしての経験をもとに、CropLife Africa & Middle Eastや欧州タイヤ・ゴム製造業者協会（ETRMA）などへ幅広いコンサルティング経験を提供。Loughborough大学で国際経済・政治関係の博士号を取得。
Dr. Paul Shotton — ブリュッセルを拠点とする Advocacy Strategy および Advocacy Academy の共同設立者。メディア、業界団体、企業、NGO、アカデミアを横断した20年以上の実務経験を持つ。ナンシー第二大学で情報・コミュニケーション科学の博士号を取得。